9 façons de sauver du temps au travail grâce à l’automatisation!

Du temps, on n’en a pas à revendre. Au contraire, si on pouvait, on achèterait probablement quelques heures de plus chaque jour pour arriver à rayer tous les éléments de notre liste de choses à faire!
L’une des plus grandes causes de ce problème, c’est qu’on perd un temps fou chaque jour avec des tâches simples et routinières qui pourraient être réalisées par un singe bien entraîné. Pourtant, on a tellement de choses à faire dans une jsournée qu’on n’a pas vraiment le temps de perdre son temps, n’est-ce pas?

Le hic, c’est que ces tâches routinières qui accaparent notre temps sont généralement importantes, mais rarement celles qui offrent le plus gros retour sur investissement ou font réellement appel à nos meilleures compétences.

Zapier à la rescousse!

Pour répondre à ce problème, l’entreprise Zapier a rendu l’automatisation de tâches facile, rapide et accessible à tous. Pas besoin de programmer un robot ou d’entraîner un chimpanzé!

Le principe est simple: connecter les applications dont on se sert au quotidien et créer des automatisations en déterminant des critères basés sur les actions et réactions. Autrement dit, quand il se passe X action dans une application, alors la réaction Y sera déclenchée automatiquement dans une autre application.

Zapier permet de connecter près de 750 applications entre elles, ce qui offre la possibilité de créer des dizaines de milliers de combinaisons (qu’on appelle les “zaps”). C’est donc quasiment impossible de ne pas trouver quelques tâches à automatiser pour sauver du temps au quotidien!

D’autres entreprises que Zapier offrent ce genre de service, comme Ifttt, automate.io, Microsoft Flow ou encore Skyvia. Toutefois, pour automatiser des tâches en lien avec le travail et créer des réactions en chaîne plus complexes, Zapier est l’outil idéal.

Voyons donc 9 exemples d’automatisations à essayer dès aujourd’hui ainsi qu'une liste résumée des applications les plus populaires supportées par Zapier.

Exemples d’automatisations:

1-Sauvegarde automatique

Si on reçoit souvent des pièces jointes par courriel au travail, on peut facilement en faire une copie de sauvegarde automatique dans un service cloud comme Dropbox ou Google Drive. On peut aussi sauvegarder automatiquement les courriels envoyés par certaines personnes (comme les messages du patron ou d’un collaborateur par exemple) dans un fichier spreadsheet (GoogleDocs).

C’est également possible de faire une copie de sauvegarde de dossiers hébergés sur un service cloud sur un autre service cloud. De cette façon, s’il y a un problème avec les serveurs, par exemple, de Google Drive, alors la copie de ces dossiers est sauvegardée à l’abri sur Dropbox par exemple.

2-Synchronisation des médias sociaux.

Les comptes des différents médias sociaux peuvent être liés entre eux pour éviter d’avoir à faire chaque publication individuellement. Par exemple, on peut créer un zap pour que chaque tweet soit automatiquement publié sur Facebook et Instagram. Ou encore, on peut faire en sorte que chaque publication Instagram avec un #hashtag particulier soit publiée sur Facebook et LinkedIn.

Bref, il est possible de lier les principaux médias sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, LinkedIn (et bien d’autres) et de créer les combinaisons de zap qui nous conviennent pour gérer et partager plus rapidement les publications.  

3-Lier un blogue ou une boutique en ligne aux médias sociaux

En utilisant, par exemple, un blogue ou une boutique en ligne sur Wordpress (et Woocommerce) ou Shopify, on peut planifier un zap qui ferait en sorte de partager chaque nouvel article ou produit sur une ou plusieurs plateformes de médias sociaux.

Par exemple, chaque nouvel article de blogue pourrait être partagé sur LinkedIn et Facebook, tandis que chaque nouveau produit mis en ligne serait partagé sur Pinterest et Instagram. Et le tout, sans avoir à lever le petit doigt!

4-Gestion du travail.

Pour une gestion du travail plus efficace, on peut lier notre agenda (comme Google Calendar ou d’autres agendas par Cronofy) à différentes plateformes de suivi du travail et des tâches comme Asana, Todoist et Trello.

On peut également créer des tâches automatiquement à partir d’autres applications comme certains courriels dans Gmail, des entrées dans Google Form ou Google Spreadsheet ou bien des notes dans OneNote ou Zendesk par exemple.    

5-Recevoir des notifications ou courriels

Si tu désires recevoir une notification par SMS ou un courriel pour t'aviser de certaines nouvelles, c'est possible.

Par exemple, quand quelqu'un mentionne ton nom sur Twitter, ou quand une nouvelle vente a été effectuée sur une plateforme de vente en ligne, ou encore qu'un nouvel article est publié sur un blogue.

6-Sauvegarder automatiquement des informations sous forme de tableau (spreadsheet)

Cette option est particulièrement pratique pour présenter des informations (comme une liste des ventes ou une liste courriel) à une personne ou un groupe qui n'a pas forcément accès aux comptes (un conseil d'administration par exemple).

Ainsi, on peut lier une application de gestion de liste courriel (comme Mailchimp ou ActiveCampaign) ou bien une plateforme de ventes (comme Paypal ou Gumroad) à Google Drive, ce qui va créer automatiquement une nouvelle entrée dans un fichier Sheet chaque fois qu'on récolte une adresse courriel ou qu'on fait une nouvelle vente.

7-Impressions automatiques

Particulièrement pratique quand on doit garder une copie papier de certains documents numériques, l'automatisation de l'impression peut être faite à partir de documents placés dans un dossier d'un service cloud comme Google Drive ou Dropbox. Google Cloud Print peut alors communiquer avec l'imprimante par défaut du réseau et les imprimer automatiquement.

Donc, chaque fois que, par exemple, une facture est sauvegardée en PDF dans le dossier "factures", elle serait aussitôt imprimée.

8-Entretenir une liste courriel

La mise à jour d'une liste courriel avec les adresses de clients provenant de différentes plateformes de vente peut être facilitée grâce à l'automatisation. On peut lier un compte Paypal, WooCommerce, Shopify, Gumroad et plusieurs autres à un compte Mailchimp ou ActiveCampaign (pour ne nommer que ceux-là) qui vont ajouter les adresses automatiquement à certains segments de la liste. Si on récolte des adresses courriel en personne, on peut également lier l'application utilisée pour les listes courriel à un fichier Google Sheets pour que les nouvelles entrées soient ajoutées automatiquement ou, au contraire, supprimées lorsqu'elles sont retirées de Google Sheets.

9-Simplifier la vente en ligne

La vente en ligne est une façon particulièrement efficace d'augmenter son volume de ventes, mais qui peut également s'avérer être relativement complexe si on ne connaît pas les bons outils. L'utilisation de Shopify ou WooCommerce, par exemple, rend l'automatisation d'un grand nombre de tâches très faciles. Par exemple, c'est possible de lier une boutique en ligne avec un service de messagerie ou une application de sondage pour envoyer un message ou un questionnaire à un client suite à une vente.

Une autre façon de simplifier la vente en ligne avec l'automatisation serait par l'ajout automatique de produits et de descriptions de produits dans la boutique à partir d'un document Google Sheets ou Excel.
Ou encore, c'est possible d'ajouter une tâche à faire (comme envoyer un colis, faire un suivi avec un client, etc.) dans une application de suivi des tâches comme Asana ou Todoist à chaque fois qu'une commande est passée dans la boutique en ligne.

Les applications supportées

Les automatisations peuvent être utiles dans de nombreuses situations: la gestion de projets, la prise de notes, la gestion des courriels, la gestion et sauvegarde des fichiers, le commerce en ligne, le service à la clientèle, la gestion de médias sociaux, etc.

Pour mieux savoir quelles pistes explorer pour trouver d’autres automatisations pertinentes, voilà quelques-unes des applications les plus populaires compatibles avec Zapier:

Médias sociaux:

Facebook (et Facebook Pages), Twitter, Instagram, LinkedIn, Buffer, Meet Edgar

Applications de Google:

Google Sheets, Google Forms, Google Docs, Google Slides, Google+, Google Tasks, Google Calendar, Google Contacts.

Emails:

ActiveCampaign, Mailchimp, AWeber, CampaignMonitor, GetResponse, Office 365, Hiver, Infusionsoft, ConvertKit, Drip, Gmail, Zoho Mail.

Ventes et comptabilité:

Shopify, WooCommerce, Kajabi, Gumroad, Magento, ShipStation, Amazon SellerCentral, Ontraport, SamCart,  Storenvy, eBay, Stripe, PayPal, Quickbooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books.

Cours en ligne:

Teachable, Thinkific, Skilljar

Gestion d’événements

Eventbrite, GoToWebinar, Ticket Tailor, Eventable, Ticketbud

Services Cloud

Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive

Workflow et communications internes

Slack, HipChat, Twist, Campfire, Trello, Basecamp (Classic, 2 et 3), Jira, Wrike, MeisterTask, Podio, Asana, Todoist.

Service à la clientèle et CRM:

ZohoCRM, Zendesk, Freshdesk, Drift, HappyFox, Snappy, Salesforce, Infusionsoft, HubSpot, Highrise.

Suivi du temps:

Toggl, Harvest, RescueTime, PomoDoneApp, TimeCamp, HourStack.

Bases de données:

MySQL, Firebase, Knack, Quick Base, MongoDB, Caspio Cloud Database.

Autres:

Pinterest, Pocket, Typeform, Ninja Forms, ClickFunnels, OneNote, Evernote, One Signal, Process Street, Calendly, SurveyMonkey, Youtube, Spotify, SoundCloud, Wistia, Flickr, Wordpress.

Conclusion

Configurer un zap ne prend que quelques instants, mais peut permettre de sauver des heures de travail.
Les possibilités d’automatisation sont très nombreuses. Que ce soit pour sauvegarder automatiquement ton travail et tes fichiers, synchroniser les plateformes de médias sociaux que tu utilises, lier automatiquement ton blogue ou ta boutique en ligne à ces médias sociaux, ou pour gérer plus efficacement ton travail, chaque automatisation permet d’éviter d’avoir à faire manuellement un grand nombre de tâches.  

Alors peu importe la nature de ton travail, prends le temps de réfléchir aux tâches quotidiennes que tu pourrais automatiser pour te libérer du temps que tu pourrais utiliser à meilleur escient.

Ne laisse pas ta valeur être diminuée par des tâches abrutissantes et répétitives qui peuvent être automatisées!