6 étapes pour planifier une semaine productive!

Si vous voulez atteindre vos objectifs ambitieux, vous devez savoir bien planifier. 

Planifier est le meilleur moyen d’organiser stratégiquement votre temps, d’aligner vos efforts quotidiens avec vos objectifs et de vous concentrer sur les tâches qui font vraiment la différence. 

Alors, comment faire ?

Pour bien planifier vos semaines, il vous suffit de suivre 6 étapes. Ces étapes vous permettront de décomposer vos objectifs en tâches concrètes, de définir un planning hebdomadaire, de gérer les imprévus et de faire des bilans utiles.

Étape 1 : Définissez vos objectifs 

Pour commencer, vous devez définir clairement vos objectifs c'est qui vous permettra ensuite d’établir vos priorités. Vous devez vous fixer 3 grands types d’objectifs :

• Un objectif à 5 ans : C’est votre objectif de long terme.

• Des objectifs annuels : Ce sont les objectifs que vous devez accomplir chaque année pour atteindre votre objectif à 5 ans.

• Des objectifs mensuels : Ce sont les objectifs qui vous permettront d’atteindre votre objectif de la première année

Pour définir des objectifs clairs, vous pouvez vous aider de la méthode SMART. 

SMART est un acronyme qui signifie Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporellement défini et qui aide à mieux articuler vos objectifs. 

Voilà à quoi fait référence chacun de ces termes :

• Spécifique : Vos objectifs doivent être clairs et précis
• Mesurable : Ils doivent inclure une quantité, une fréquence ou un niveau de qualité à atteindre
• Ambitieux : Ils doivent vous challenger et vous motiver
• Réaliste : Ils doivent être ambitieux, mais rester tout de même réalistes
• Temporellement défini : Ils doivent inclure une date pour créer un sentiment d’urgence

Voilà ce que ça donnerait pour un entrepreneur :

Objectif à 5 ans : Générer 1 000 000€ de chiffre d’affaires par an

Objectifs annuels :

• Année 1 : Générer 100 000€ de chiffre d’affaires 
• Année 2 : Générer 250 000€ de chiffre d’affaires 
• Année 3 : Générer 500 000€ de chiffre d’affaires 
• Année 4 : Générer 750 000€ de chiffre d’affaires
• Année 5 : Générer 1 000 000€ de chiffre d’affaires

Objectifs mensuels de l’année 1 :

• Janvier : Générer 3000€ de chiffre d’affaires
• Février : Générer 4500€ de chiffre d’affaires
• Mars : Générer 5000€ de chiffre d’affaires
• Avril : Générer 6500€ de chiffre d’affaires
• Mai : Générer 7000€ de chiffre d’affaires
• Juin : Générer 7500€ de chiffre d’affaires
• Juillet : Générer 8000€ de chiffre d’affaires
• Août : Générer 8500€ de chiffre d’affaires
• Septembre : Générer 9000€ de chiffre d’affaires
• Octobre : Générer 11000€ de chiffre d’affaires
• Novembre : Générer 13000€ de chiffre d’affaires
• Décembre : Générer 17000€ de chiffre d’affaires

En résumé, vous partez de votre objectif final et vous le décomposez ensuite en de plus petits objectifs digestes.

Note importante : Vos objectifs ne sont pas gravés dans le marbre. Ils sont même susceptibles de changer à mesure que vous avancez. Parfois vous constaterez que vous aurez sous-estimé vos projections, parfois vous les aurez surestimés, parfois vos priorités changeront... N’hésitez pas à revoir vos objectifs en cours de route si nécessaire. 

Étape 2 : Listez vos tâches de la semaine

Partez de votre premier objectif mensuel et listez toutes les tâches que vous devez faire cette semaine pour le réaliser.

Si votre objectif est de générer 3000€ de chiffre d’affaires en janvier, demandez-vous quelles tâches vous pouvez accomplir pendant la première semaine de janvier pour y arriver.

Vous pourriez par exemple prévoir les tâches suivantes :

• Relancer d’anciens clients pour leur proposer de nouveaux services
• Monter un partenariat avec une entreprise proposant des services complémentaires au mien
• Publier un article pour développer la visibilité de mon entreprise

Après avoir listé les tâches relatives à votre objectif, définissez toutes les autres. C’est-à-dire toutes les tâches qui n’ont rien à voir avec votre objectif, mais qui doivent quand même être accomplies comme par exemple : 

• Traiter les emails
• Préparer la réunion de mercredi
• Faire les courses
• Appeler Marie

Étape 3 : Priorisez vos tâches

Maintenant, passez en revue toutes les tâches que vous avez listées dans l’étape précédente et priorisez-les. Vous devez identifier la poignée d’actions qui est vraiment importante et les faire passer en priorité.

Ne cherchez pas à en faire trop. Pendant des années j’ai fait cette erreur. Chaque semaine je me surchargerai de travail. Je dressais une liste de tâches longue comme le bras, je me surengageais auprès de collègues et clients. Et forcément arrivé à la fin de semaine, je n’avais pas accompli le quart de ce que j’avais prévu.

Se surcharger de travail est un problème parce que :

• Vous êtes plus susceptible de vous surmener
• Vous vous éparpillez et gérez mal votre énergie
• Vous n’arrivez pas à tenir vos engagements et vous décevez les personnes qui comptaient sur vous

Vous devez donc prioriser. Vous pouvez utiliser la Matrice d’Eisenhower ou la loi de Pareto, mais le plus simple est de définir les 3 tâches importantes à accomplir au cours de la semaine. Pour cela posez-vous la question : 

Quelles sont les 3 tâches que je dois impérativement accomplir cette semaine pour réaliser mes objectifs ?

Ces 3 tâches sont vos priorités. Elles sont non-négociables. Vous devez impérativement les avoir accomplis avant la fin de la semaine. Si vous devez annuler des rendez-vous pour les accomplir, faites-le. Si vous devez décaler des tâches, faites-le. Elles doivent passer en priorité.

Voilà les tâches classées par ordre de priorité (les 3 premières tâches sont non négociables) : 

1. Relancer d’anciens clients pour leur proposer de nouveaux services
2. Monter un partenariat avec une entreprise proposant des services complémentaires aux miens
3. Publier un article pour développer la visibilité de mon entreprise
4. Préparer la réunion de mercredi
5. Traiter mes emails
6. Faire les courses
7. Appeler Marie

Étape 4 : Définissez un planning

Après avoir priorisé vos tâches, ajoutez-les dans votre planning. 

Utiliser un planning est important pour plusieurs raisons :

• Premièrement cela vous permet de savoir précisément ce que vous devez faire à chaque instant de la journée. Vous ne perdez pas de temps à décider de ce sur quoi vous allez travailler. Tout a déjà été planifié en amont. 

• Deuxièmement, vous êtes moins susceptible de procrastiner. Une étude publiée dans le British Journal of Health Psychology, explique que l’on fait preuve de plus de discipline quand on se fixe une date et une heure pour accomplir nos tâches.

• Et troisièmement, vous êtes plus focus. Avec un planning, vous avez un meilleur sens de ce qui est prioritaire et de ce qui doit être accompli pour réaliser vos objectifs. Vous êtes donc moins susceptible de vous laisser distraire.

Pour planifier efficacement vos tâches, vous devez tenir compte de leur niveau de priorités. Pour cela, ajoutez les tâches les plus prioritaires en début de journée quand vous avez plus de motivation et d’énergie. Et réservez les tâches moins importantes l’après-midi. 

Assurez-vous aussi de laisser 1 à 2h de libre en fin de journée pour gérer les imprévus. Ce bloc de temps vous permettra d’amortir toutes les choses que vous ne pouviez pas anticiper comme les réunions qui s’éternisent, les tâches qui prennent plus de temps, les problèmes qui émergent... 

Étape 5 : Gérer les entrants

Une fois vos tâches planifiées, vous allez devoir gérer en plus les entrants. 

Les entrants sont toutes les nouvelles tâches, réunions, rendez-vous et sollicitations qui émergent au cours de la journée et que vous n’aviez pas prévus. Vous devez impérativement savoir les gérer pour ne pas vous retrouver débordé, mais aussi pour protéger le planning que vous vous étiez déjà fixé. 

Alors, comment gérer efficacement les entrants ?

Pour commencer, déterminez si l’entrant est important et/ou urgent. 

Important signifie qu’il vous aide à réaliser vos objectifs et Urgent qu’il doit être accompli le plus rapidement possible. Notez que quelque chose d’important n’est pas forcément urgent et inversement. 

• Si l’entrant est important et urgent alors, occupez-vous en tout de suite. Faites en sorte que ce cas de figure reste exceptionnel. Généralement si un entrant est important ET urgent c’est que vous aviez quelque chose d’important à faire et que celui-ci a fini par devenir urgent parce que vous avez trop attendu.

• Si l’entrant est important, mais non urgent, ajoutez-le à votre planning pour vous en occuper plus tard. 

• Si l’entrant est non important, mais urgent, déléguez-le ou à défaut occupez-vous en fin de journée pendant le créneau de 1h à 2h que vous avez réservé à cet effet. Bien sûr si c’est vraiment urgent et que cela ne peut pas attendre, faites-le tout de suite, mais assurez-vous là aussi que cela reste exceptionnel.

• Si l’entrant est non important et non urgent, ignorez-le. 

Soyez très sélectif sur ce que vous qualifiez “d’urgent”. La plupart des choses que vous considérez “urgentes” ne le sont pas vraiment. Elles peuvent généralement attendre quelques heures voire même parfois quelques jours. 

Un bon moyen de savoir si quelque chose est vraiment urgent est de vous poser la question : 

Qu’est-ce qui se passerait si j’attendais quelques heures/jours avant de faire ce/cette tâche/réunion/rendez-vous ?

Très souvent vous réaliserez que l’entrant peut attendre et qu’il n’est pas si urgent que vous ne le pensez.

Étape 6 : Passez en revue votre semaine et préparez la semaine suivante

À la fin de chaque semaine, faites un bilan. Passez en revue les tâches que vous avez accomplies, les projets sur lesquels vous avez avancé, les réunions auxquelles vous avez participé… Et demandez-vous :

• Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
• Qu’est-ce qui s’est moins bien passé ?
• Qu’est-ce que j’ai appris ?
• Qu’est-ce que je ferai différemment ?

Posez-vous ces questions et incorporez vos réponses à la préparation de la semaine suivante. Si par exemple en faisant votre bilan hebdomadaire vous réalisez  que vous avez perdu trop temps en réunion pendant la semaine et que vous avez pris du retard, planifiez en moins la semaine d’après. 

En analysant votre travail chaque semaine, vous pourrez optimiser votre approche et progresser en continu.

Conclusion

Bien savoir planifier est indispensable pour réaliser vos objectifs. Et ce n’est pas si compliqué. Tout ce qu’il vous suffit de faire, c’est de suivre 6 étapes :

• Étape 1 : Définissez votre objectif à 5 ans, décomposez cet objectif en objectifs annuels et décomposez l’objectif de l’année 1 en objectifs mensuels.

• Étape 2 : Listez les tâches que vous devez accomplir cette semaine pour réaliser votre objectif mensuel et ajoutez-y les autres tâches périphériques.

• Étape 3 : Priorisez les tâches que vous avez listées dans l’étape précédente en choisissant les 3 plus importantes.

• Étape 4 : Définissez un planning en gardant en tête vos priorités. Planifiez vos tâches prioritaires le matin et réservez l’après-midi pour les autres.

• Étape 5 : Gérer les entrants en les classant selon leur importance/urgence

• Étape 6 : Passez en revue votre semaine et préparez la semaine suivante

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