Comment devenir une entreprise sans papier

Les gens qui démarrent une entreprise le font généralement pour les bonnes raisons, c’est-à-dire qu’ils savent au plus profond d’eux-mêmes qu'ils sont en train de créer un produit, ou un service qui va aider, divertir, créer du bonheur, soulager, faire avancer la société… Bref, que ce sera utile à un besoin important.

J’ai eu cette réflexion-là en démarrant mon entreprise jusqu’à en créer une obsession.

Je voulais contribuer de toutes les manières possibles: en m’impliquant bénévolement comme jury dans des concours sur l’entrepreneuriat, en étant sur des conseils d’administration d’organismes sans but lucratif, en organisant des activités de team building avec mes employés pour soutenir des causes.

Mais la chose dans laquelle je me suis le plus retrouvé, dans laquelle j’ai vu que je pouvais avoir un impact quotidien et dans laquelle je voyais le potentiel d’influencer les entreprises autour de moi a été: la création d’entreprises sans papier.

T’as bien lu, une entreprise sans papier, comme dans :

• Pas de classeur dans ton bureau
• La seule chose qui est sur ton bureau c’est ton ordinateur
• T’as pas tes documents des six dernières années à archiver dans une pièce ou un entrepôt
• Un bureau propre et bien rangé, ça existe!

Revenu Canada et Revenu Québec acceptent le format numérique d’une pièce justificative

Quand j’en parle aux gens autour de moi, j’entends souvent la même question: Dois-je obligatoirement garder mes originaux formats papier pour justifier mes trucs en cas de vérification fiscale?

Pour ta comptabilité, non pas du tout. Pour tes documents légaux, avec signature, sceau, etc. oui. Certaines autorités professionnelles demandent à ce que vous ayez une documentation papier pour les dossiers de vos clients.

Donc, toutes tes factures d’achats, de ventes, tes relevés bancaires, tes relevés de cartes de crédit, tes registres comptables… Ça peut disparaître de ton bureau une fois numérisé. À toi la gloire d’une entreprise sans papier.

T'as le droit: c’est écrit noir sur blanc chez Revenu Québec et Revenu Canada.

Plus efficace avoir une entreprise sans papier?

Quand j’ai commencé à travailler sans papier, j’ai dû m’adapter. J’avais l’habitude d’écrire des notes sur mes documents papier et cocher mon relevé bancaire pour savoir où j’étais rendu dans ma conciliation. Je me suis souvent demandé si je ne perdais pas du temps à vouloir être plus écolo.

Je me suis donc trouvé des outils et acquérit de nouvelles habitudes:

• J’ai commencé en achetant la version pro d’Adobe Acrobat pour pouvoir plus facilement manipuler mes documents PDF (souligner, annoter, créer des formulaires…)
• J’ai réalisé qu’un deuxième écran d’ordinateur c’est absolument nécessaire à posséder pour être efficace sans papier.
• Plus tard, j’ai découvert Remarkable, une tablette qui utilise la même technologie d’affichage que les liseuses électroniques. Tu peux l'utiliser pour écrire, dessiner, annoter des documents tout ça dans le confort d’un crayon entre les doigts. Je ne m’en passe plus.
• Y’a aussi le Apple Pencil qui permet de faire des annotations de documents sur iPad.

J’ai remarqué aussi qu’une entreprise sans papier finalement, c’est bien plus efficace dans sa comptabilité.

Si on nomme bien ses documents PDF, ça prend 2 secondes trouver n’importe quel document sur un ordi: on tape un mot-clé dans la barre de recherche et hop, ça trouve rapidement le document.

Je recommande que le nom d’un fichier comporte au moins les éléments suivants:

• Nom du client ou fournisseur
• Date dans le format AAAA-MM-JJ (c’est le seul format qui se classe en ordre de date)
•  

C’est pratiquement impossible perdre des documents avec un système de sauvegarde efficace.

J’utilise pour mon entreprise les services de backup en ligne d’iTCloud et c’est vraiment bien fait!

Qu’est-ce que tu dois faire pour éliminer le papier?

C’est clair que si, à la base, les documents que tu reçois et que tu envoies sont déjà au format numérique, tu vas te sauver le temps de devoir numériser le tout.

Sinon, pour éliminer le papier:

• Envoie tes factures par courriel plutôt que par la poste (en plus t’épargnes le timbre, l’enveloppe et le délai de livraison de ta facture)
• Demande à tous tes fournisseurs de t’envoyer leurs factures par courriel plutôt que par la poste. Pour les résistants, dis-leur de façon polie que Poste Canada a été acheté par des extraterrestres parce qu’ils ont vu le potentiel innovateur de la technologie des timbres.
• Offre la possibilité à tes clients de te payer par virement bancaire.
• Paie tes factures par virement bancaire.
• Si tu reçois des chèques, fait des dépôts mobiles, la plupart des institutions financières offrent cette option.
• Demande d’avoir tes relevés bancaires en ligne et même chose pour tes relevés de carte de crédit.

À mon bureau, ce qu’on a fait, entre autres, pour recevoir moins de papier, c'est d’offrir un escompte à nos clients d’impôts qui allaient nous livrer leurs documents numériquement. Si tes clients résistent sur certaines choses, il y a toujours moyen d’être créatif pour faire changer les comportement.

Autres outils pratiques

Il existe vraiment beaucoup d’applications mobiles, d’applications web, de logiciels, de gadgets électroniques. Aucune excuse pour ne pas en essayer au moins un et changer tes habitudes.

• Pour numériser tes documents, le Fujitsu ScanSnap iX500 est super efficace
• Quelques applications web de comptabilité permettent de numériser directement tes factures dans l’application et qui peuvent aller jusqu’à reconnaitre certaines données sur les factures. Entre autres Quickbooks online, Zoho, Sage Business Cloud Comptabilité
• Sur les téléphones mobiles, on peut utiliser des applications comme Tiny Scanner pour les petites factures sur la route.
• Générer automatiquement nos registres kilométriques avec odotrack ou d'autres applications mobiles semblables.

Conclusion

C’est toujours un défi de faire des changements dans sa façon de travailler.

Voilà la recette pour que le changement opère: motivation, un changement à la fois, panification, rigueur et ajustements quand ça ne marche pas.

Ça m’a pris 100 000 feuilles de papier en une année pour réaliser l’impact que j’avais. 100 000 feuilles de papier c’est 7 arbres matures. Dernièrement dans l'actualité, on parle beaucoup du plastique parce que lui, en plus d’être surconsommé, il n'est pas biodégradable.

Le plastique, on le remplace entre autres par du carton, alors j’espère t’avoir convaincu que t’as pas vraiment besoin du papier pour ton entreprise, laissons le papier remplacer le plastique.

Par quel changement vas-tu commencer ? Connais-tu d’autres outils que tu aimerais partager? C’est quoi ton expérience avec ton entreprise sans papier?

On en discute en commentaire!