Entrepreneurs: Comment organiser son temps et gérer ses priorités pour ne pas s’éparpiller
Récemment, sur le forum La Tranchée, Olivier Lambert a posé la question suivante: « Qu'est-ce qui vous empêche d'aller plus vite »?
La question d’Olivier portait sur les blocages que l'on peut expérimenter au niveau du développement de notre entreprise.
Qu’est-ce qui est difficile, qu’est-ce qui nous ralentit et quels sont les obstacles?
Quand j’ai vu la question, je m’attendais à des réponses du genre « la technique, c’est trop compliqué », « la vidéo », « le référencement », etc.
Mais à ma grande surprise, j'ai été surpris de voir que ce n’est pas ce que la majorité des gens ont dit…
Pour la plupart des gens qui ont répondu à la question, le plus gros blocage qu’ils rencontrent avec le développement de leur entreprise est lien avec l’organisation et la gestion du temps…
- « Il y a trop de choses à faire, je ne sais pas par où commencer »
- « J’ai tellement de projets en même temps que je finis par m’éparpiller »
- « J’ai de la difficulté à organiser mon temps avec mon travail de jour, mes responsabilités familiales le soir, en plus de mon business »
- « Je manque de temps pour développer mon entreprise comme je le voudrais »
Voici quelques commentaires publiés sur le forum:
En gros, plusieurs entrepreneurs ont de la difficulté à s’organiser, à définir leurs priorités, et surtout, à rester focalisés pour les exécuter.
- Les tâches s’éparpillent
- On perd le focus
- On procrastine
- …Et tout finit par sembler important au même moment.
Alors on ne sait plus où donner de la tête et on se sent débordé.
Que faut-il faire pour bien organiser son temps, gérer ses priorités et garder le focus sur les choses importantes quand on est entrepreneur?
Continuez à lire cet article pour découvrir quelques stratégies tirées de ma formation en ligne Maitriser et optimiser son temps.
1. Distinguer les activités d’impact et les activités de soutien
Si vous êtes entrepreneur, ce premier concept est extrêmement important.
Je vous dirais même que c’est l’une des stratégies de gestion du temps les plus importantes que vous devez comprendre (et pratiquer).
De quoi s’agit-il? De faire une distinction claire entre vos activités d’impact et vos activités de soutien.
Pourquoi? Parce que toutes vos activités n’ont pas la même valeur…
Pensez-y un instant.
Dans le cadre de votre entreprise, vous avez 10 000 choses à faire.
- Le service client
- La gestion de vos médias sociaux
- La création de produit ou de contenu
- Le marketing et la vente
- La paperasse et l’administration
- La planification stratégique
- Le développement de partenariats
- …Et la liste pourrait continuer à l’infini.
Relisez mon article Les 6 rôles et priorités d’un infopreneur que j’ai publié sur la Tranchée pour prendre connaissance de tout ce que vous avez à gérer dans votre entreprise…
Mais parmi cette longue liste de choses à faire, êtes-vous d’accord avec moi pour dire que toutes ces activités n’ont pas la même valeur-ajoutée?
Par exemple, la paperasse et l’administration ont certainement moins de valeur que le service client ou encore la création de produit/contenu.
Si vous ne voyez pas encore ce que je veux dire, réfléchissez un instant :
Si vous passez votre journée entière à faire de la paperasse et de l’administration, quelle valeur avez-vous créée à la fin de la journée?
À l’inverse, si vous passez la majeure partie de votre temps à créer du contenu incroyable qui aide votre public cible à progresser dans un sujet donné, on est d’accord pour dire que votre impact à la fin de la journée sera beaucoup plus important, n’est-ce pas?
C’est là que le concept des activités d’impact et de soutien prend tout son sens.
L’importance de distinguer ces activités
Dans votre entreprise, il y a certaines activités à haute valeur-ajoutée qui vous font progresser vers l’accomplissement de vos objectifs, qui génèrent plus de revenus ou qui amènent votre entreprise plus loin.
Et d’un autre côté, il y a toutes les activités nécessaires pour faire fonctionner votre entreprise, mais qui ont très peu de valeur-ajoutée en soi et qui ne rapportent pas d’argent ni de résultats.
Les activités à haute valeur-ajoutée sont ce que j’appelle les activités d’impact, alors que les activités nécessaires sont les activités de soutien.
Si vous voulez être un entrepreneur à succès qui concentre son temps et son énergie sur les bonnes choses, vous devez absolument identifier quelles sont vos activités d’impact à haute valeur-ajoutée, et quelles sont vos activités de soutien nécessaires au fonctionnement de votre entreprise.
Pourquoi c’est important de faire cette distinction?
Parce que le danger est d’être toujours absorbé par les activités dites « de soutien » et de ne plus avoir de temps pour les activités d’impact à plus grande valeur-ajoutée.
Dans le concret ça ressemble à quoi? Voici un exemple.
Plutôt que de commencer votre journée avec des activités importantes à haute valeur-ajoutée, vous commencez votre journée en lisant vos emails, en faisant des petites tâches de maintenance sur votre site web et en répondant à vos appels.
Mais alors que le temps passe et que la journée avance, il vous reste de moins en moins de temps, et surtout, presque plus d’énergie pour vous adonner à vos activités d’impact comme la création de contenu.
Alors, vous arrivez à la fin de la journée et vous avez la satisfaction d’avoir répondu à tous vos courriels et retourné tous vos appels...
...Mais avec le grand regret de ne pas avoir progressé sur LA TÂCHE ou LE PROJET qui aurait eu un réel impact positif sur votre entreprise.
Quand on ne fait pas une distinction claire entre les activités d’impact et les activités de soutien, on est subtilement porté à accorder la même priorité à des activités de seconde importance.
Alors que notre priorité devrait toujours être de faire les activités d’impact en premier!
En tant qu’entrepreneur, on peut dire qu’on a eu une journée productive quand on a la satisfaction d’avoir consacré la majeure partie de notre journée aux activités d’impact, et d’avoir réglé toutes nos activités de soutien le plus rapidement et efficacement possible.
Autrement dit, une journée productive pour moi, c’est quand j’ai passé 4 ou 5 heures à créer du contenu ou développer mon marketing, tout en réglant mes tâches de soutien comme le service client, les emails et les appels en 1 heure ou 2.
Appliquer la stratégie #1
Si vous voulez apprendre à bien organiser votre temps, gérer vos priorités et ne pas vous éparpiller dans votre travail, vous devez absolument mettre en pratique cette première stratégie.
Pour ce faire, je vous invite à lire un article plus détaillé que j’ai écrit sur le sujet.
Et pour vous résumer l’exercice, prenez le temps d’identifier vos activités d’impact, celles qui ont le plus de valeur, et vos activités de soutien, celles qui sont nécessaires.
Ensuite, faites en sorte d’accorder la priorité à vos activités d’impact et d’y consacrer le maximum de temps à tous les jours.
2. Comprendre la notion d’urgence
Ensuite, il y a la question des urgences…
En tant qu’entrepreneur, on voit souvent l’urgence partout.
On se dit : « il faut absolument que je règle ce dossier aujourd’hui », « il faut que je me lance dans tel projet maintenant », « je dois répondre à la demande de ce client dans l’heure», etc.
Et malheureusement, l’urgence remplit si facilement notre planning…
On passe nos journées à éteindre des feux, on s’éparpille, et ultimement, on ne termine pas les tâches « moins urgentes » que l’on aurait dû faire pour faire progresser notre entreprise.
Mais est-ce que tout est réellement une urgence?
Pour bien gérer votre temps et ne pas avoir l’impression de toujours réagir aux urgences, vous devez faire une distinction claire entre ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas.
Voyons donc la définition d’une urgence.
La définition d’une urgence
Par définition, l’urgence fait toujours référence à un délai très rapproché, voire immédiat.
Dès qu’une tâche a une date d’échéance à très court terme, c’est une urgence.
Les pompiers, par exemple, passent leur vie à gérer des urgences. Ils reçoivent un appel et doivent agir IMMÉDIATEMENT afin de pallier à un problème, qui requiert une action immédiate.
Retenez ceci : urgence = date d’échéance très rapprochée.
Autrement dit, quelque chose est réellement urgent, quand la date limite pour l’effectuer est très proche, par exemple, dans 1h, dans 5h, dans 1 jour, dans 1 semaine, etc.
Tout ce qui n’a pas de date limite rapprochée ou qui n’a tout simplement pas de date limite n’est pas une urgence.
Ça veut dire que dans la vie de tous les jours, posez-vous toujours la question: « cette tâche est-elle réellement une urgence »? « il y a-t-il un délai limite obligatoire que je dois respecter afin d’éviter des conséquences »?
Tout ce qui est lié à une date limite rapprochée est considéré comme urgent, alors que tout le reste ne l’est pas.
Voici un exemple…
La conférence que je dois donner dans 2 jours est urgente, car ma date limite pour me préparer arrive dans moins de deux jours.
Par contre, le fait d’écrire mon prochain livre est moins urgent cette semaine, puisque j’ai encore 6 mois pour terminer le projet.
Quelle devrait donc être ma priorité pour la semaine en cours? La préparation de ma conférence ou l’écriture de mon livre?
Évidemment, la préparation de ma conférence.
En tant qu’entrepreneur passionné, il serait tentant pour moi de vouloir prendre une journée de ma semaine pour écrire un chapitre de mon livre.
Sauf qu’en faisant ça, je me tirerais une balle dans le pied et me retrouverait à être à la dernière minute pour préparer ma conférence le lendemain.
Ma priorité devrait toujours être de faire la tâche la plus urgente dans le moment.
Mais en même temps, si je passe toutes mes semaines, à réagir à l’urgence du moment, comment vais-je réussir à écrire mon livre d’ici 6 mois?
Je vous en parle dans la prochaine stratégie.
Mais avant, voyons comment appliquer celle-ci.
Appliquer la stratégie #2
Au cours d’une semaine, consacrez-vous toujours à ce qui est le plus urgent en premier.
Car en essayant de vouloir faire des choses « urgentes » et « non urgentes » en même temps, c’est là que vous vous retrouvez à avoir trop de choses à faire et à être débordé.
Ça veut dire que si votre date limite pour publier votre article de blogue est le mercredi matin, par exemple, consacrez-vous en premier à l’écriture de votre article lundi et mardi afin de respecter votre « deadline ».
Une fois l’urgence réglée le mercredi matin, vous pourrez en arriver aux autres tâches importantes, mais moins urgentes.
3. Planifier stratégiquement son emploi du temps
Maintenant, je vous entends déjà protester en disant : « oui, mais si je passe toujours les urgences en premier, à quel moment est-ce que je vais pouvoir progresser sur mes projets importants, mais non urgents »?
« Si je ne prends jamais le temps pour écrire mon livre à publier dans 6 mois à cause que je réagis aux urgences de la semaine, comment vais-je le terminer»?
Comme je viens de le mentionner, les urgences occuperont toujours naturellement une grande partie de votre planning hebdomadaire.
Par nature, une urgence est très prenante et il y a peu que vous pouvez faire pour vous en échapper, à part peut-être annuler la tâche ou la déléguer à quelqu’un d’autre.
Les urgences sont prenantes, mais elles ne doivent jamais occuper tout votre planning de la semaine. Sinon, vous avez un gros problème!
Comment donc trouver du temps pour les tâches importantes non-urgentes, alors que les urgences prennent naturellement toute la place?
Comment pourrais-je réussir à trouver le temps d’écrire mon livre qui doit sortir dans 6 mois alors que mon article de blogue est plus urgent cette semaine?
Il faut planifier du temps à son agenda pour les tâches non-urgentes!
Autrement dit, vous devriez toujours planifier votre semaine d’avance et bloquer quelques plages horaires pour vos projets importants, mais non urgents.
Si je poursuis mon exemple de l’article de blogue à publier pour le mercredi matin, voici comment je pourrais organiser ma semaine pour gérer l’urgence, tout en bloquant du temps pour mon projet d’écriture de livre qui n’est pas urgent cette semaine.
-
Lundi & Mardi = Priorité à l’écriture de l’article. C’est urgent et ça doit être publié d’ici mercredi matin, c’est donc ma priorité pour le début de la semaine.
- Mercredi & jeudi = Priorité à l’écriture de mon livre. Ce n’est pas urgent, la date limite est dans 6 mois, mais je dois tout de même avancer un peu chaque semaine pour réussir à terminer le projet à temps.
Ainsi, je réagis en premier à la tâche urgente (l’écriture de l’article pour mercredi), mais je me bloque du temps dans ma semaine pour mon projet non urgent (l’écriture de mon livre pour dans 6 mois).
En planifiant stratégiquement vos semaines, vous pouvez essayer de trouver un équilibre chaque semaine entre les urgences du moment et les projets de plus long terme non-urgents.
Bien entendu, il y aura occasionnellement des semaines où vous serez prit dans les urgences du lundi au vendredi.
Et ce n’est malheureusement pas lors de ces semaines que vous pourrez progresser le plus sur vos projets importants de plus long terme.
Ce qui compte, c’est que de façon générale, vous ayez toujours du temps dans vos semaines pour gérer les urgences, mais aussi, pour avancer sur vos projets non-urgents.
Si vous êtes TOUJOURS pris dans les urgences, semaine après semaine, il y a un problème quelque part et vous devez essayer d’identifier la cause.
- Est-ce une mauvaise organisation?
- Un manque de planification?
- De la procrastination qui vous a amené à attendre à la dernière minute avant d’agir?
Appliquer la stratégie #3
Dans votre emploi du temps hebdomadaire, consacrez toujours les premiers jours de votre semaine à effectuer les tâches/projets urgents avec une date limite rapprochée.
Dès que les urgences sont réglées, consacrez le reste de votre temps aux tâches/projets dont la date limite est encore éloignée.
Et si votre semaine est remplie d’urgences, alors prenez les choses en main pour régler le problème et faire en sorte que ça ne se reproduise pas encore la semaine suivante.
Conclusion
Alors voilà! Je sais que l’organisation et la gestion de votre temps sont un gros morceau et que c’est bien plus complexe que cet humble article.
Mais honnêtement, si vous mettez en pratique ces 3 stratégies, vous avez déjà un excellent point de départ pour mieux organiser et gérer votre temps au quotidien.
Si je résume…
- Faites la distinction entre vos activités d’impact et vos activités de soutien, et consacrez toujours le maximum de temps et d’énergie à vos activités d’impact.
- Comprenez ce qu’est une urgence et assurez-vous de les gérer en priorité dans votre semaine.
- Planifier stratégiquement votre temps pour organiser votre semaine en fonction des urgences, mais aussi, pour vous assurer d’avoir du temps pour faire les tâches importantes, mais non-urgentes.
Si vous voulez apprendre à mieux gérer votre temps en tant qu’entrepreneur, alors je vous invite à suivre ma formation en ligne gratuite qui se nomme Comment gérer son temps, prendre le contrôle de son horaire et accomplir plus.
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