Ne prends pas le risque de violer la loi 25 : lignes directrices pour protéger les données personnelles de tes clients

Cet article ne constitue en aucun cas du conseil juridique et est purement informatif. 

As-tu déjà entendu parler de la loi 25 sur la protection des renseignements personnels? 

Si tu collectes, utilises ou communiques des données personnelles dans le cadre de tes activités commerciales, cette loi te concerne. Dans cet article, je vais te présenter les principales dispositions de la loi 25 et te donner des lignes directrices pour te conformer à cette législation.

L’importance de la loi 25 pour les entreprises

La loi 25, également connue sous le nom de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, est une loi québécoise qui vise à protéger les renseignements personnels des individus. 

Cette loi s'applique à toutes les entreprises et organisations dans le secteur privé qui collectent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales.

La loi 25 définit les renseignements personnels comme toute information qui se rapporte à un individu identifié ou identifiable. Cela inclut des informations telles que :

• le nom, 
• l'adresse civique, 
• le numéro de téléphone, 
• l'adresse courriel, 
• le numéro d'assurance sociale, 
• l'historique de crédit, etc.

Il est évident que certaines données personnelles peuvent être plus sensibles que d’autres. Le numéro d'assurance sociale, par exemple, trône au sommet de la pyramide. Par contre, cela ne signifie pas que les autres données ne sont pas des renseignements personnels et qu'elles ne doivent pas être protégées. 

Au contraire!

Plusieurs renseignements personnels ont une grande valeur pour les marketeurs, mais il est crucial de respecter la vie privée des individus et de protéger leurs données personnelles, quelle que soit leur nature.

Un aperçu des obligations des entreprises en vertu de la loi 25

Informer les individus de la collecte de leurs données personnelles et obtenir leur consentement éclairé

Les entreprises qui collectent des renseignements personnels doivent informer les individus de la collecte de leurs données personnelles et obtenir leur consentement avant de les utiliser ou de les communiquer à des tiers. Les entreprises doivent également préciser la finalité de la collecte de ces données. 

Par exemple, si tu collectes les adresses courriel de tes clients pour leur envoyer des offres promotionnelles, tu dois leur expliquer clairement quelles sont les fins pour lesquelles tu vas utiliser leurs données.

Il est important de noter que le consentement doit être éclairé et donné librement. Cela signifie que les individus doivent être en mesure de :

1. avoir toutes les informations nécessaires pour effectuer un choix
2. comprendre les conséquences de la collecte de leurs données personnelles et 
3. être libres de refuser de donner leur consentement. 

Si tu veux utiliser les données personnelles de tes clients à des fins nouvelles, tu dois obtenir un nouveau consentement, à moins que la fin pour laquelle la donnée a été initialement collectée est compatible avec cette nouvelle fin.

Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles collectées

Les entreprises sont également tenues de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels qu'elles détiennent. Cela inclut des mesures telles que :

• la protection physique des documents, 
• l'utilisation de mots de passe et de systèmes de sécurité informatique, 
• et les mesures organisationnelles à propos desquelles tes employés devront être formés. 

En cas de brèche de la sécurité des données personnelles qui créerait un risque de préjudice sérieux pour les personnes dont les données ont été atteintes, les entreprises sont tenues de notifier les individus concernés et la Commission d'accès à l'information du Québec.

Prévoir des délais de conservation pour les renseignements personnels

Il est important de garder en tête que les entreprises sont tenues de supprimer ou anonymiser (c’est-à-dire, faire en sorte qu’il soit impossible d’identifier, de manière directe ou indirecte, la personne à laquelle appartient le renseignement), les renseignements personnels en leur possession lorsque la fin pour laquelle ils ont été collectés a été accomplie, à moins qu’un autre délai ne soit prévu par la loi (par exemple, le délai de conservation des données à des fins fiscales ou les délais prévus par les codes de déontologie). Informer les individus de leurs droits et répondre à leurs demandes

En vertu de la loi 25, les individus ont également le droit d'accéder à leurs renseignements personnels détenus par une entreprise et de demander leur correction si nécessaire. Si un individu conteste l'exactitude de ses renseignements personnels, l'entreprise doit apporter les corrections nécessaires. 

Dans certaines situations, par exemple, lorsque la détention des renseignements personnels n’est plus justifiée ou si le renseignement est périmé,les individus ont également le droit de demander la suppression de leurs données personnelles. 

Si un individu retire son consentement pour l'utilisation de ses données personnelles, l'entreprise doit les supprimer de ses bases de données. Il est important de noter que l'entreprise doit répondre à ces demandes dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande et informer l'individu de la suite des événements.

Nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels et élaborer une politique de confidentialité

Enfin, depuis le 22 septembre 2022, les entreprises doivent nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Le responsable est par défaut, la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’entreprise. Elle peut toutefois déléguer cette responsabilité. Les coordonnées du responsable doivent être clairement affichées sur le site web. 

Dès le 22 septembre 2023, il faudra mettre en place une politique de confidentialité  transparente. Cette politique, qui doit être rédigée en termes simples et clairs, doit décrire les pratiques de l'entreprise en matière de collecte, d'utilisation et de communication des renseignements personnels.

Lignes directrices  pour respecter la loi 25 et protéger les données personnelles de tes clients et autres collaborateurs

La protection des renseignements personnels est un aspect qu’on ne peut plus se permettre de négliger. Le web ne cesse de prendre de l’ampleur, tout comme les renseignements qui y sont partagés, et par extension les risques potentiels d’incidents de sécurité. On le voit bien, dans les médias, les scandales se succèdent: fuites de données par-ci, cyberattaque par-là; les brèches de sécurité sont malheureusement devenues monnaie courante. Dans bien des cas, ces incidents auraient pu être évités ou limités en respectant certaines pratiques préventives de base. C’est, entre autres, l’une des raisons d’être de la loi 25.

Voici quelques lignes directrices que tu peux mettre en place dès maintenant pour t’aider à protéger les données personnelles en ta possession et à te conformer à la nouvelle loi 25:

1. Identifie les renseignements personnels que ton entreprise collecte, utilise et communique.
2. Évalue les risques potentiels associés à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ces données ainsi que le réel besoin de collecter ces données.
3. Mets en place des politiques et des procédures pour la protection des renseignements personnels, incluant des mesures de sécurité appropriées.
4. Nomme une personne responsable de la protection des renseignements personnels, affiche ses coordonnées et assure-toi que tes employés sont formés à la sécurité de l'information.
5. Obtient le consentement éclairé des individus avant de collecter, d'utiliser ou de communiquer leurs données personnelles.
6. Respecte les droits des individus en leur accordant l'accès à leurs renseignements personnels et en les corrigeant si nécessaire.

Renforcer le lien de confiance entre l’entreprise et son public cible

En respectant les dispositions de la loi 25, tu peux non seulement éviter les sanctions potentielles de la Commission d'accès à l'information du Québec, mais aussi renforcer la confiance de tes clients envers ton entreprise. 

En effet, lorsque tes clients constatent que tu prends au sérieux la protection de leurs données personnelles, cela montre que tu respectes leur vie privée et que tu es engagé à leur offrir une expérience de qualité. 

Cette confiance renforcée va se traduire par des avantages pour ton entreprise, tels que :

• la fidélisation des clients, 
• une meilleure réputation en ligne 
• et des recommandations positives.

De plus, les consommateurs sont de plus en plus conscients de l'importance de la protection de leurs données personnelles. 

Les récents scandales de violation de données et les nouvelles lois sur la protection des renseignements personnels ont sensibilisé les consommateurs à la question de la vie privée. 

Ainsi, les consommateurs sont plus attentifs à la façon dont les entreprises traitent leurs données personnelles et choisissent souvent de faire affaire avec des entreprises qui respectent leur vie privée. 

En respectant la loi 25 et en mettant en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles de tes clients, tu peux non seulement répondre aux attentes de tes clients, mais aussi gagner leur confiance et leur fidélité à long terme.

Une formation pour accélérer ton processus vers la conformité de la loi 25

Si tu souhaites approfondir tes connaissances sur la loi 25 et sur les meilleures pratiques en matière de protection des données personnelles, mais surtout savoir comment conformer ton entreprise,nous te recommandons vivement de suivre notre formation complète.

Créée par Me Aicha Tohry, avocate spécialisée en droit du numérique, Mélodie Lambert, experte Shopify et Patricia Filiatrault, experte WordPress, cette formation te permettra :

1. de comprendre les nouveautés qu’amène la loi 25
2. d’évaluer tes pratiques en lien avec la collecte, à l'utilisation et à la communication de données personnelles, 
3. et à mettre en place des politiques et des procédures pour protéger les renseignements personnels de tes clients.

Après avoir suivi cette formation, tu seras donc en mesure de décrypter le langage juridique de la loi 25 et de bien comprendre quels éléments de la loi s’appliquent à ton entreprise.

Grâce à ces compétences et cette confiance nouvellement acquise en tes capacités à respecter la loi 25, tu pourras prendre des décisions éclairées pour protéger les données personnelles de tes clients et tu sauras exactement comment implémenter toutes les mesures requises sur ton site web Wordpress ou ton ecommerce sur Shopify.

En conclusion, la loi 25 est une loi québécoise importante pour protéger les renseignements personnels des individus dans le secteur privé. En tant qu'entreprise, il est de ta responsabilité de respecter les dispositions de cette loi et de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles de tes clients.

Tu n’as rien à perdre et tout à gagner à conformer ton entreprise à la loi 25, puisqu’en plus d’éviter d’éventuelles poursuites ou sanctions juridiques, la confiance que portent tes clients envers ton entreprise sera grandement renforcée.

N'hésite pas à nous contacter pour toutes questions concernant cette formation, nous serons heureuses de te répondre!