Planifier une semaine ultra-productive en 7 étapes faciles

Chaque semaine qui débute est une nouvelle opportunité pour se surpasser et atteindre de nouveaux sommets. Chaque lundi, on se retrouve face à deux choix: planifier une semaine ultra-productive ou travailler de façon aléatoire sur des tâches qui n’ont peut-être aucun sens.

Mais qu’est-ce que c’est, au fait, une semaine vraiment productive?

La réponse est simple: c’est une semaine où on accomplit des tâches réellement pertinentes, au meilleur de nos capacités physiques et mentales, en y accordant juste assez de ressources et sans se laisser influencer par les distractions ou nos tendances autodestructrices.

Ok, je te l’accorde, dit comme ça, ça n’a pas l’air si simple… Mais ce n’est pas un problème, parce que je m’apprête à te guider, étape par étape, dans la planification et l'exécution de ta semaine idéale.

Là où il y a un problème, c’est qu’en théorie tout le monde peut prendre un petit 15-20 minutes le vendredi en fin de journée ou le lundi matin pour planifier la semaine de façon réfléchie. Mais en pratique, très peu le font réellement. On se contente trop souvent d’y aller “comme ça vient”, d’effectuer une à une les tâches qui se trouvent sur notre liste, machinalement, et on ne réalise même pas à quel point c’est contreproductif.

Une citation de Benjamin Franklin “Those who fail to plan, plan to fail” qu’on pourrait traduire en français par “Ceux qui ne parviennent pas à planifier, planifient leur échec” est particulièrement appropriée dans le contexte de cet article. En d’autres mots, pour avoir du succès, il faut planifier son succès. On accomplit rarement ce qu’on n’a pas pris la peine de planifier.

Ceci étant dit, des questionnements s’imposent. Avant de planifier quoi que ce soit, on doit d’abord déterminer la voie qu’on veut emprunter ainsi que nos priorités.  

Ce que je te propose dans cet article, c’est de poser un regard nouveau sur ta liste de tâches, tes objectifs et tes comportements afin de pouvoir planifier une semaine au bout de laquelle tu vas vraiment constater des résultats.

“Ceux qui ne parviennent pas à planifier, planifient leur échec” -Benjamin Franklin

Voilà donc une méthode simple, point par point, pour planifier et passer une semaine ultra-productive.

1-À quoi ressemble la semaine idéale?

La première chose à faire est de déterminer à quoi ressemble la semaine idéale. Le plus grand piège dans lequel on peut tomber est de faire l’erreur de penser qu’une semaine productive est passée à courir à gauche et à droite sans répit. Il faut savoir faire la différence entre "productif" et "occupé".

On a cette idée insensée que la productivité se mesure en efforts et en heures travaillées. Ce n’est pas du tout le cas; elle se mesure par les résultats obtenus et la valeur générée.

On a beau passer des heures à ramer dans un canot, si on rame d’un seul côté, même de façon acharnée, on tourne en rond et on n’est jamais aussi productif que quelqu’un qui rame des deux côtés pendant seulement une demi-heure. Autrement dit, atteindre son but ne dépend pas de la quantité de temps ou d’efforts qu’on investit, mais bien de la façon dont on choisit de s’y prendre pour atteindre nos objectifs le plus efficacement possible.

Alors, pour déterminer à quoi ressemble une semaine réellement productive pour toi, commence par te demander quel est le réel but de tes efforts. Quelle est la finalité, le but mesurable à atteindre pour que ton travail ait une réelle valeur? Quel accomplissement pousserait ton patron à venir te féliciter?

Maintenant, jette un coup d’oeil aux dernières semaines. Est-ce que tu as atteint ce but? Peut-être que dans ton travail, la valeur générée se mesure en nombre de clients ou d’abonnés que tu as réussi à avoir. Ou encore en montant d’argent rapporté à l’entreprise. As-tu réellement contribué à atteindre ces objectifs, de façon directe ou indirecte au cours des dernières semaines? Est-ce que tu as concrètement contribué à la mission de l’entreprise de façon rentable? Bref, est-ce que ton travail a créé de la valeur?

Ou as-tu plutôt passé le plus clair de ton temps dans des meetings qui ne servent pas à grand-chose, à trier des courriels, ranger des dossiers et à être distrait aux 10 minutes le reste du temps?

2-Établir ses priorités

Une fois que tu as une idée claire des objectifs importants à atteindre, il faut prioriser les tâches qui ont un réel impact sur ces objectifs et déléguer, automatiser ou éliminer les autres tâches (dans la mesure du possible).

Les grosses roches d’abord

Je vais te raconter une petite histoire pour que tu puisses vraiment mesurer l’importance de cette étape:
Un bon matin, un enseignant arriva en classe les bras chargés. Il transportait un galon de plastique vide, un seau de sable, un seau de petits cailloux et un seau de grosses roches. Il déposa tout ce matériel sur son bureau, devant la classe d’élèves intrigués, et annonça qu’il leur avait préparé une petite démonstration.

“Quelqu’un veut se porter volontaire pour participer à cette expérience?” demanda-t-il. Une fillette leva sa main, et le professeur lui fit signe de le rejoindre à l’avant.

“J’aimerais que tu prennes ce galon et que tu le remplisses avec le contenu des seaux”, lui dit-il.
Sans attendre, la petite fille s’empara du seau de sable et en versa le contenu dans le galon. Elle prit ensuite le seau de petites roches et les versa par-dessus le sable. Au moment de prendre le seau de grosses roches, elle se rendit bien vite à l’évidence qu’il n’y avait pas assez de place dans le galon pour toutes les roches.

“Le galon est trop petit!” s’exclama la fillette. “Il n’y a pas assez de place pour mettre toutes les roches.”
L’enseignant la regarda, l’air satisfait. “En effet, tu as pu mettre le sable et les cailloux, mais il n’y a plus de place pour les grosses roches. Très bien, tu peux aller te rasseoir.”

Elle alla se rasseoir et les autres élèves continuaient d’observer la scène, sans trop comprendre où l’enseignant voulait en venir.

L’enseignant remit ensuite les roches, les cailloux et le sable dans leurs seaux respectifs.

”Et si je vous disais qu’il existe une façon de remplir le galon avec le contenu des trois seaux, y compris les grosses roches?” dit-il.

“C’est impossible!” répondit un petit garçon. “Il faudrait un gallon plus gros.”

“Regardez bien”, rétorqua l’enseignant.

Il s’empara du seau de grosses roches et en déversa le contenu dans le gallon. Il était déjà presque plein. Puis, il prit le seau de petits cailloux et commença à le verser sur les grosses roches en secouant le gallon légèrement. Les petits cailloux se faufilèrent aisément entre les grosses roches pour aller atteindre le fond du gallon et combler les espaces vides entre les grosses roches. Il prit ensuite le gallon de sable et le versa de la même manière que les petits cailloux. Le sable alla se loger dans les espaces vides entre les cailloux et les grosses roches. Les trois seaux étaient maintenant vides et le gallon plein à ras bord.

“Le gallon représente notre temps.” Expliqua l’enseignant. “Sa grosseur est fixe, sa capacité ne peut pas être changée, tout comme on ne peut pas avoir plus d’heures dans une journée.”

Les élèves le regardaient, ébahis, comme s’il venait de réaliser un tour de magie.

“Les grosses roches représentent nos tâches les plus importantes. Les petits cailloux représentent toutes nos autres tâches moins importantes, et le sable représente nos loisirs et nos distractions.” poursuivit-il. “Si on ne met pas les grosses roches en priorité, les cailloux et le sable prennent toute la place. Tandis que si on s’assure que les grosses roches ont leur place dans le gallon, les cailloux et le sable trouvent un moyen de combler les espaces vides et prennent tout de même leur place.”

L’enseignant, qui constata plusieurs regards interrogateurs, ajouta: “On a souvent l’impression qu’on n’a pas assez de temps pour faire des choses qui sont importantes ou qui nous tiennent à coeur. Mais parfois, il suffit de s’assurer d’en faire une priorité et de les faire passer en premier, comme les grosses roches. Nos autres tâches et les distractions finiront toujours par occuper tout naturellement les autres moments, comme les cailloux et le sable se sont glissés dans les espaces vides du gallon.”   

La morale de cette histoire: il faut accorder la priorité à nos tâches les plus importantes pour s’assurer qu’elles auront leur place dans notre emploi du temps. 

La matrice d’Eisenhower

L’un des principaux problèmes qui nous freinent dans notre productivité est la quantité de tâches qui se retrouve sur notre liste “à faire”. Il faut savoir lesquelles prioriser, mais aussi lesquelles on ne devrait tout simplement pas faire.

La Matrice d’Eisenhower est un tableau qui aurait été mis au point par Dwight D. Eisenhower (président américain de 1953 à 1961) afin d’aider les gens à catégoriser leurs tâches.

Ce tableau comporte deux axes: un pour l’importance et un pour l’urgence. On peut donc y classer nos tâches en 4 catégories:

• urgentes et importantes
• urgentes et non importantes
• non urgentes et importantes
• non urgentes et non importantes.

Cet outil est très utile pour déterminer quelles tâches on devrait prioriser, déléguer, automatiser, ou tout simplement éliminer.

Voir aussi: 9 façons de sauver du temps au travail grâce à l'automatisation.

Pour chaque tâche sur notre liste, il faut se poser les questions: est-ce qu’il faut vraiment que ce soit fait? Si oui, est-ce qu’il faut vraiment que ce soit fait par moi? Si non, est-ce que c’est une tâche qui peut être automatisée, déléguée, ou simplement éliminée?

Il faut impérativement éliminer les tâches superflues de notre liste afin de concentrer nos ressources vers ce qui est vraiment important et qui nous permettra d’atteindre nos objectifs.

3-Budgéter son temps

On dit souvent que “le temps, c’est de l’argent”. C’est vrai dans le sens où le temps a une grande valeur et qu’on peut le “budgéter”. Mais, contrairement à l’argent, on ne peut pas l’accumuler ou en gagner davantage. C’est donc primordial de choisir judicieusement comment le dépenser.

L’un des problèmes quand il est question de productivité est qu’on a tendance à sous-estimer le nombre d’heures qu’on peut laisser filer entre nos doigts dans une semaine.

Est-ce qu’on n'a vraiment “pas le temps”, ou est-ce qu’on fait plutôt le choix inconscient de faire autre chose que ce qu’on devrait/voudrait faire?

Pour le savoir, on peut faire un petit exercice pendant quelques semaines. Un peu de la même façon qu’on budgète notre argent, on peut établir un budget pour notre temps.

On doit d’abord établir quelles sont nos “dépenses” de temps, et leur allouer un nombre d’heures par jour/semaine. Par exemple:

• Dormir: 8h/jour=56 h/semaine
• Manger/cuisiner: 4 h/ jour, 28h/ semaine
• Au travail: 8h/jour, 40h/semaine
• Déplacements: 1h/jour, 7h/semaine
• Gym ou exercice: 1h/jour, 7h/semaine
• Loisirs divers: 15h/semaine
• Ménage et corvées: 10h/semaine
• Bénévolat: 5h/semaine

Dans cet exemple, les 168 heures hebdomadaires sont allouées à des catégories générales. À partir de là, on peut subdiviser ces catégories pour intégrer des tâches ou activités spécifiques qui sont importantes pour nous (nos grosses roches).   

De la même façon, on peut “budgéter” nos 40 heures de travail et allouer un nombre d’heures précises à différentes tâches. Par exemple, on peut décider de passer 3 heures par semaine à répondre aux courriels, 5 heures à s’occuper des médias sociaux, 15 heures à faire de la rédaction, etc.

Il s’agit d’un exercice qu’on peut faire pendant quelques semaines pour prendre conscience de ce qui est réaliste. Il existe souvent un grand écart entre le temps qu’on croit nécessaire et le temps qui est vraiment nécessaire. D’une semaine à l’autre, on peut répéter l’expérience en faisant des ajustements, jusqu’à ce qu’on trouve le “budget” qui fonctionne le mieux.    

Il faut changer notre mindset et arrêter de se dire qu’on n’a “pas le temps” de s’entraîner chaque semaine, ou de lire un peu chaque jour, ou de développer une nouvelle compétence après les heures de bureau. Il faut “prendre” le temps et planifier nos priorités. Peut-être qu’on aura à sacrifier quelques heures de Netflix et passer un peu moins de temps sur Facebook, mais c’est un moindre mal pour s’assurer d’atteindre nos objectifs.

“Le temps est le seul capital des gens qui n’ont que leur intelligence pour fortune.” - Honoré de Balzac

Tenir un agenda

C’est bien de savoir combien d’heures on compte passer sur une tâche ou un projet chaque semaine, mais en pratique, on risque de ne simplement pas s’y tenir si on ne les planifie pas concrètement. Autrement dit, si ce n’est pas écrit quelque part et fixé sur une plage horaire, c’est comme si ça n’existait pas et cette bonne intention risque de ne jamais devenir une action. C’est beaucoup trop facile d’oublier, ou de se dire qu’on va le faire plus tard et ne simplement jamais y revenir.  

Tenir un agenda reste la meilleure façon de ne pas oublier nos bonnes intentions et de s’assurer de ne pas laisser les distractions prendre toute la place dans notre emploi du temps.

Peu importe que l’on préfère un agenda papier ou une application mobile, l’important est d’être à l’aise avec la méthode choisie, qu’elle soit simple d’utilisation et fonctionnelle.

Voir aussi: Les 5 meilleures applications de calendrier et d'agenda - iOS et Android

Depuis le début de cet article, on insiste sur l’importance de prioriser et de planifier ce qui est le plus important. Il ne faut pas faire l’erreur de croire qu’il ne s’agit que des tâches concernant le travail. Il est aussi très important de planifier:

• des moments de pause
• du temps pour la famille et les amis
• des moments pour nos loisirs
• du temps pour des projets et du développement personnel
• du temps pour prendre un moment de recul, réfléchir et planifier avec une nouvelle perspective
• du temps pour les imprévus

Il arrive toujours des choses qui sont hors de notre contrôle. Les imprévus ont la fâcheuse tendance à s'immiscer dans notre emploi du temps, ce qui fait en sorte qu’il est pratiquement impossible de planifier chaque heure de la semaine dans un agenda et de s’y tenir 100% du temps.

Ce n’est rien de dramatique et il ne faut pas paniquer avec ça!

« Un but n’est pas toujours destiné à être atteint. Il sert souvent simplement comme quelque chose à viser. » -Bruce Lee

L’important est de savoir ce qui nous a fait dévier de notre trajectoire et d'en tirer des leçons. On doit se demander ce qu'on pourrait changer, ou de quelle façon on pourrait remodeler notre emploi du temps pour éviter que ça se reproduise. Notre attitude et notre façon de voir les choses ont un grand rôle à jouer sur notre succès à long terme.

4-Suivi du temps

On sous-estime généralement le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Parallèlement, même une tâche qui ne devrait pas être très longue à accomplir peut s’éterniser si on se laisse trop de temps pour la réaliser (loi de Parkinson).
Alors que faire pour planifier le temps que nécessite une tâche de façon réaliste?

Hé bien, on peut d’abord chronométrer et noter le temps qu’on passe normalement sur nos différentes tâches. Pour ce faire, on peut utiliser une application de suivi du temps comme Toggl, My Hours, Timecamp, Harvest,Timely, ou l’une des nombreuses applications disponibles dans les App Stores.

Une fois qu’on a un bon aperçu du temps qu’on passe sur nos tâches, on peut en limiter la durée en leur accordant un peu moins de temps qu’à l’habitude pour les réaliser et en se minutant. Par exemple, si on constate qu’on réalise telle ou telle tâche généralement en deux heures, on peut se planifier une heure et demie pour la réaliser et démarrer une minuterie pendant qu’on travaille.

Un minuteur de type “pomodoro” peut être particulièrement utile, car cette méthode permet le travail par intervalles minutés. PomoDoneApp, par exemple, est également un gestionnaire de listes de tâches qu’on peut synchroniser avec plusieurs autres applications comme Todoist, Asana ou Trello.  

5-Tirer profit des “temps morts”

Un très bon truc pour passer une semaine ultra-productive est de savoir tirer profit des “temps morts”, ces moments qui ne demandent pas beaucoup d’effort mental et pendant lesquels on peut se permettre de faire autre chose.

Par exemple, quand on est dans une file d’attente, pendant les trajets en voiture, quand on est au gym, à l’épicerie, quand on fait le ménage…

La meilleure façon de faire “une pierre deux coups” est d’en profiter pour développer nos connaissances grâce à du matériel audio, par exemple en écoutant un épisode de podcast ou un audiobook (comme avec Audible ou Kobo).

De cette façon, on s’assure de toujours progresser et d’être un peu plus compétent chaque semaine.

6-Ne te laisse pas distraire

Les distractions sont l’ennemi #1 de la productivité!

Que ce soit les distractions provenant de notre entourage (le bruit ambiant, les collègues, etc.) ou les distractions auxquelles on succombe suite à une notification (Facebook, email, etc.) il faut absolument tout mettre en oeuvre pour limiter leurs dégâts.

Voir aussi: Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Une bonne paire d’écouteurs antibruit peut aider à limiter les distractions environnantes et des applications comme Rescue Time ou Ultidash sont particulièrement utiles pour contrer les distractions provenant de notre ordinateur en bloquant certains sites et en gardant un suivi de notre comportement et du temps passé sur chaque application/site web.

Autodestruction

Il arrive aussi qu’on soit inconsciemment notre propre distraction. Notre esprit semble parfois acharné à tout mettre en oeuvre pour nous détourner de nos tâches et nous éloigner de nos objectifs.
Les tendances autodestructrices comme le perfectionnisme, la procrastination, le syndrome de l’imposteur et les croyances limitantes sont à combattre si on veut s’assurer une semaine vraiment productive.    

7-Avoir assez d’énergie.

S’il y a bien une chose qui peut contrecarrer tes plans et t’empêcher d’avoir une semaine productive, c’est ton niveau d’énergie.

Voir aussi: ta carrière est une série de sprints, voilà comment renouveler ton énergie!

La gestion de l’énergie est un sujet tellement vaste qu’on pourrait écrire suffisamment d’articles sur la question pour en faire un blogue complet.

Mais si on résume les grandes lignes, les trois éléments qui ont le plus grand impact sur notre énergie physique sont:

• le sommeil
• l’alimentation
• l’exercice physique

Alors, sans avoir à te pencher davantage sur le sujet pour le moment, commence par planifier ta semaine idéale en ne négligeant pas ton sommeil, en préparant des repas équilibrés et en incluant suffisamment d’exercice physique (une demi-heure par jour est un bon objectif à viser).

Voir aussi: Tu perds ton temps si tu ne sais pas gérer ton énergie

En conclusion

La productivité n’est pas une fin en soi; il s’agit d’un moyen pour atteindre plus efficacement un objectif.
Au travail, il peut s’agir d’un meilleur salaire, d’un poste plus intéressant ou encore d’un rôle plus important dans l’entreprise. Être productif nous permet de générer plus de valeur en sollicitant moins de ressources, ce qui peut nous laisser plus de temps, d’argent et de liberté pour se concentrer sur les choses les plus importantes à nos yeux, que ce soit au travail ou dans notre quotidien.

Planifier et accomplir une semaine ultra-productive te donnera un aperçu de tout ce que tu peux accomplir lorsque tu prends réellement les choses en main.

Mais qu’est-ce qu’une semaine idéale, exactement? La réponse est propre à chacun et c’est la première chose à déterminer pour planifier la semaine idéale.

On doit ensuite établir nos priorités et épurer notre liste de tâches en tentant de déléguer, automatiser ou éliminer les tâches qui n’ont pas un impact direct sur l’atteinte de nos objectifs.

Puis, un peu de la façon dont on budgète notre argent, on peut budgéter notre temps afin d’allouer les heures nécessaires à nos priorités. Tenir un agenda est une façon efficace de donner une forme concrète à ce “budget” et de s’assurer de consacrer le temps nécessaire aux tâches réellement importantes.

Aussi, pour s’assurer de planifier le nombre d’heures adéquat pour nos tâches, on peut chronométrer et minuter notre temps jusqu’à ce qu’on ait une assez bonne idée de notre capacité et de notre rapidité.
De plus, afin de maximiser notre productivité, on peut également tirer profit des temps morts pour parfaire nos compétences grâce à un livre audio ou un épisode de podcast.

Ensuite, une fois le travail débuté, on doit s’assurer de ne pas laisser les distractions nous détourner de notre objectif. Qu’il s’agisse des distractions provenant de notre environnement, de notre ordinateur, ou de nos tendances autodestructrices, il faut tout mettre en oeuvre pour les neutraliser.

Finalement, peu importe si on a planifié ce qui pourrait être la semaine la plus productive de notre vie, tout ça ne sert à rien si on n’a pas l’énergie nécessaire pour suivre notre planning. On peut donc commencer par porter une attention particulière à notre sommeil, notre alimentation et à faire assez d’exercice pour maximiser notre énergie physique.

Rétrospective

Une fois la semaine terminée, il est pertinent de faire une petite rétrospective sur son déroulement et les résultats obtenus.

Est-ce que des imprévus sont venus perturber ton horaire? Si oui, quels sont-ils, et de quelles façons pourraient-ils être évités ou limités dans les semaines suivantes? De quel accomplissement es-tu le plus satisfait? Où y a-t-il place à amélioration?

La perfection n’existe pas et la semaine idéale est une cible à viser pour maximiser notre productivité plutôt qu’un objectif concret à atteindre.

Alors, sois indulgent avec toi-même et concentre-toi sur un aspect à améliorer à la fois!